Documentation eVe télécom

Tout ce qu'il faut pour apprendre à utiliser son 3CX au mieux en fonction de ces besoins.

Installer la Desktop App

Pour installer la Desktop App, il vous faut vous connecter au Webclient 3CX. Vous pouvez y accéder par Google Chrome, Microsoft Edge ou Firefox.

 

1) Connexion au Webclient :

Pour ce faire vous allez devoir utiliser le mail : "Bienvenue sur 3CX | Les détails de votre compte" que nous envoyons lors de la création du 3CX (si vous ne l'avez pas n'hésitez pas à nous appeler au 09-74-90-91-79) :

Tout d'abord, il vous faudra créer votre mot de passe grâce au bouton "CLIQUEZ ICI":

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▲ le mot de passe doit être composé de 8 caractères dont 1 majuscule, 1 minuscule et 1 chiffre au minimum.

Une fois le mot de passe créer, il vous faudra cliquer sur le lien https://nomdelasociété.my3cx.fr dans votre mail.

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Dans ce mail, vous allez avoir besoin des 2 zones encadrées en rouge.

1) Cliquer sur le lien ressemblant à "https://nomdesociete.(my)3cx.fr/webclient". 

2) Vous allez arriver sur la page suivante qui vous faudra remplir grâce aux informations précédemment encadrées et numérotées ainsi que le mot de passe que vous avez créés dans l'étape précédente :

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2) Installation de la Desktop App :

 

 

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Voila votre Desktop App 3CX est installée !

 

 

Utilisation générale du Webclient 3CX

3CX est un IPBX ou Standard téléphonique. Il gère les appels de votre organisation et donne à l'utilisateur plusieurs moyens de recevoir et passer ses appels.

Ce tutoriel est consacré "WebClient", Il s'agit d'un site Web qui peux remplacer ou assister votre téléphone de bureau. Ce document n'a pas l'ambition d'expliquer toutes les fonctionnalités du WebClient de 3CX mais vous en donner les principes de fonctionnement.

  1. Les pré-requis
    1. Avoir un téléphone de bureau déjà configuré avec votre compte 3CX ou avoir un casque connecté au PC,
    2. Avoir Google Chrome installé et savoir l'utiliser,
    3. Avoir le droit d'installer des extensions dans Google Chrome,
    4. Avoir reçu le mail de bienvenue de 3CX,
  2. Se connecter
    • Lancer Google Chrome et saisir l'adresse contenue dans le mail de bienvenue, vous arrivez sur l'écran d'authentification, saisissez les identifiants contenus dans le mail de bienvenue (ATTENTION, au bout de 3 erreurs, l'adresse IP de votre ordinateur est bloquée et vous devez attendre qu'un administrateur vous débloque) :

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    • eVe Télécom


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      ZONE 1
      C'est la plus importante des 3 zones

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      Permet la numérotation rapide d'un numéro ou d'un nom (interne ou externe).


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      Ce "Q" majuscule signifie "Queue" en Anglais, que nous traduisons par "File d'attente" en Français. Si elle n'apparait pas sur votre écran, c'est que vous n'êtes pas concerné par cette fonction.


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      Prêter une attention particulière à cette fonction car elle détermine par quel biais vous passer vos appels :
      a) Si "Client Web" (ou "Extension navigateur" si installée) est sélectionné, vos appels passerons par le casque connecté à l'ordinateur,
      b) Si vous voyez la marque de votre téléphone, vous commanderez votre téléphone de bureau et c'est avec lui que les appels se feront,
      c) Si vous avez installé 3CX sur votre Smartphone, il apparaîtra dans la liste et c'est par lui que les appels passeront.

       

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      Très important également ! Il s'agit de votre "statut", ils sont au nombre de 5 (Vous n'aurez ici que la description des 3 premiers car les 4ème et 5ème sont configurables à la discrétion de l'administrateur).
      Disponible : Par défaut, vous pouvez recevoir tous les appels (internes et externes)
      Absent / Ne pas déranger : Par défaut, vous ne recevez aucun appel mais vous pouvez appeler.

      eVe Télécom

    • ZONE 2
      Elle vous permet de naviguer dans les fonctions
      Personnes

Permet de voir les personnes connectées leur numéro interne et leur disponibilité (couleur du carré) 

 

Contacts :

Permet de consulter et de créer des contacts personnels (qui ne sont visibles que par vous), ou d'entreprise (visibles par tout le monde).

 

Chat :

Permet l'envoie de messages instantanés à une personne (1) ou un groupe de personne interne à l'entreprise (2).

                                                                    image-1614242643148.png

(1) : Message à un groupe d'extensions

(2) : Message à une extension

Historique des appels :

Affiche les appels reçus, manqués et passés par vous et toutes les fils d'attentes dans lesquelles vous êtes enregistrés.

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Messagerie vocale :

Permet de voir quel numéro à laisser un message sur votre boite vocale en plus de pouvoir l'écouter, l'enregistrer et le supprimer.

 

Planifier une conférence / Webmeeting :

Expliqué dans un autre document ==> Planifier une conférence

 

Switchboard :

Permet de voir en temps réel les appels en cours dans l'entreprise et d'autres fonctionnalités en fonction des droits attribués par l'administrateur.


Enregistrements
:

Permet d'écouter les enregistrements de vos conversations. A la discrétion de l'administrateur.

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Paramètres :

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Général (1) :

Dans cet onglet vous pouvez ajouter un mobile à votre profil, activer les notifications (visuelles et sonores) du Chat, et le thème de votre Webclient.

 L'ajout de mobile rajoute des options dans l'onglet "Transfert d'appel (3)". 

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Personnaliser (2) :

Dans cet onglet il y a encore un choix d'onglet.

Nous déconseillons de toucher à ces onglets exceptés le 1er "Visualisation des statuts" où vous pouvez choisir comment apparaissent les contact dans l'onglet "Personnes" 

 

Transfert d'appels (3) :

Cet onglet doit être géré avec votre administrateur 3CX car il est sensible. Il permet de gérer la façon dont arrivent les appels sur votre téléphone/extension en fonction de vos statuts.

 

Annonces (4)

Cet onglet n'est utilisé que si vous avez un ligne direct et une messagerie vocale.

Il permet de mettre un message vocale différent en fonction de votre statut.

(Explication et application ici )

 

Intégration (5)

Gérer par l'administrateur 3CX. Cela permet ou non la remontée de contact lors d'appels si votre CRM est compatible et configuré.

 

Scanner le QR Code (6) :

Vous affiche un Code QR qui permet d'être scanner avec l'application mobile afin de vous connecter à votre extension.

Votre mobile devient aussi votre téléphone de bureau. 

▲ Tout changement sur mobile est aussi appliqué sur votre Webclient et téléphone physique.

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Paramètres BLF (7)

Seulement utile si vous avez un téléphone physique qui a des touches d'appels rapides (BLF).

Permet d'organiser ces touches pour y affecter des personnes internes ou externes à l'entreprise.

 

- Ligne : Si vous avez plusieurs appels simultanés, permet de passer de l'un à l'autre grâce aux touches de ligne.

- BLF : Permet de choisir quelqu'un d'interne à l'entreprise de savoir s'il est disponible, s'il sonne, ou s'il est en cours de communication.

Raccourcis d'appel : Permet de rajouter quelqu'un d'interne à l'entreprise (moins bien que le BLF).

Raccourcis d'appel personnalisé : Permet de rajouter n'importe quel numéro et nom.

( Parking partagé : Permet de récupérer une personne dans le parking d'appel sélectionné.)

Déconnexion/reconnexion files : Permet de vous connecter ou vous déconnecter des fils d'attentes.

Changer de profils : Permet le changement de statut en celui sélectionné.

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Votre casque dans le Webclient/ Desktop app 3CX

Configurer le Webclient 3CX pour qu'il utilise votre casque :

 

a) Informations :

Quand vous branchez un casque sur votre ordinateur, il se configure SOUVENT directement dans votre 3CX. (sonnerie, conversation et microphone), mais les boutons au niveau du casque ne fonctionneront pas. 
Afin de maintenir le casque à jour et si vous souhaitez pouvoir décrocher avec le casque directement le programme correspondant à la marque de votre casque est indispensable.

Nous déconseillons les écouteurs et les microphones et hauts parleurs d'ordinateur portable pour une question de qualité pour votre interlocuteur.

Si vous utilisez un casque professionnel de marque  Sennheiser / Jabra / Plantronic ou Poly/ Yealink, il est conseillé d'installer le programme correspondant pour une intégration optimale :

▲ Les liens suivants lancent le téléchargement du programme correspondant à la marque de votre casque, l'url qui suit est le site où trouver le programme. Ces liens sont pour les PC Windows.

Sennheiser : Epos Connect  (https://www.eposaudio.com/en/us/enterprise/software/epos-connect)

Jabra : Jabra Direct   (https://www.jabra.fr/software-and-services/jabra-direct)

Plantronic ou Poly : Plantronic Hub    (https://www.poly.com/fr/fr/support/downloads-apps/hub-desktop)

 

b) Configuration du casque :

Pour le configurer votre casque il faut aller dans les paramètres "Audio/Vidéo".

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(1) : Haut-parleur : Périphérique sur lequel sort le son quand vous êtes en ligne.

(2) : Intégration casque : Si vous avez installé et mis à jour votre casque Sennheiser / Jabra / Plantronic ou Poly/Yealink  grâce au programme plus haut, vous pouvez le sélectionner à cette endroit. (maintenant pour Sennheiser, il faut choisir "Driver casque universel")

(3) : Si c'est écrit sur un fond vert avec un modèle de casque, cela veut dire que l'intégration s'est bien déroulé. 

 

Vous avez toutes les clefs en main ! Si vous avez besoin d'aide, n'hésitez pas à nous appeler ! 

 

 

Les options de la messagerie 3CX avec téléphone fixe

Dans ce document nous vous montrons les options de messagerie que vous pouvez utiliser.

Cette manipulation est à réaliser depuis le téléphone de bureau de chaque utilisateur ayant une ligne directe.

Composer :

99 ou 999 ( en fonction du nombre de chiffres de vos numéros internes ). 

* Ecouter les messages

4 Effacer tous les messages lus

8 Changer le message d’accueil

0 Enregistrer un nouveau message d’accueil

# A la fin de votre message

0 Pour valider votre nouveau message

1 Restaurer le message standard

2 Écouter le message actuel

# Sortir

9 Répéter le menu

# Sortir

 

 

En résumé, pour enregistrer votre message d’accueil :

99 (ou 999) => 8 => 0 (parlez puis # à la fin) 0 Raccrochez

 

 

 

 

 

Personnaliser son répondeur

Dans ce document nous allons voir comment changer le répondeur de votre poste personnel de façon autonome.

( Utile seulement si vous avez une ligne directe )

ATTENTION DE BIEN LIRE LES INSTRUCTIONS UNE PAR UNE AFIN D'EVITER TOUTE ERREUR !

 

     

    Modifier le message du répondeur

     

    Webclient Paramètres.png

    Annonces Webclient.png

    (1) : "Enregistrer une annonce" : si vous cliquez dessus, une fenêtre va s'ouvrir avec un champs à remplir :

    Nom annonce.png

    Il vous faut juste rentrer le nom qui correspond au message que vous allez enregistrer. (exemple : "Noel 2020" , "fermeture exceptionnelle mars 2021" Etc...) 

    Quand vous allez cliquer sur "OK" vous allez être appelés pour enregistrer le message.

    ▲ Attention de bien suivre les indications si vous ne voulez pas refaire le message.

    Une fois l'annonce enregistrer elle apparaitra dans tous les menus déroulants (Défaut , Disponible, Absent, Ne Pas Déranger, Repas et Vacances)

     

    (2) : Vous pouvez choisir une des annonces dans le menu déroulant. Celle-ci sera jouer pour tout statut qui aura "Jouer le son par défaut" de sélectionné. (Dans l'image ci-dessus le statut "Absent", "Repas" et "Vacances")

    (3), (4), (5)  sont les différents statuts que vous utilisez sur 3CX. ( "Repas" et "Vacances" sont des statut un peu particulier mais les règles s'appliquent aussi à ces 2 statuts). Comme vous pouvez le voir, vous pouvez choisir un message différent pour chaque statut.

    (6) : C'est la que vous voyez le statut sur lequel vous êtes actuellement. C'est aussi ici que vous pouvez changer celui-ci en cliquant dessus et en choisissant celui que vous voulez. 

    ▲ Le statut ne se change pas tout seul il faut penser à se remettre en "Disponible" pour pouvoir répondre aux appels.

    Pour rappel, les statut "Absent" et "Ne Pas Déranger" (et "Vacances"), arrêtent de faire sonner tout appareil connecter à cette extension ! (Téléphone fixe, application smartphone et Webclient)

    (7) : "Uploader" : Si vous cliquez dessus, vous allez avoir une fenêtre qui vous fait chercher un fichier audio sur votre ordinateur. Une fois le fichier choisit, il se met directement en place pour la statut choisit, mais aussi dans le menu déroulant de tous les autres statuts.

    (8) : "Télécharger" : vous permet de télécharger le fichier actuellement mis en place du statut correspondant.

    (9) : "Ecouter" : Fait sonner votre téléphone, quand vous décrochez vous entendez le message mis en place sur le statut  correspondant.

     

    1) Si vous décidez de changer le message du répondeur actuel : 

    * Enregistrer une annonce ( ▲ le nom choisit est important

    * Mettre l'annonce créer au niveau du statut "Disponible"

    2) Si vous êtes exceptionnellement fermé sur un jour ou une suite de jours : 

    * Enregistrer une annonce ( ▲ le nom choisit est important) 

    * Mettre l'annonce créer au niveau du statut "Ne Pas Déranger" (Fonctionne aussi avec le statut "Absent")

    * Se mettre en "Ne Pas Déranger" les jours concernés (Fonctionne aussi avec le statut "Absent")

    * Ne pas oublier de se remettre en "Disponible" le jour de la réouverture.

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Webclient : Planifier Conférence

    Dans ce document, nous allons voir les options de l'onglet "Planifier Conférence" sur votre Webclient

     

     

    Création d'un Webmeeting.

     

    Sur cette fenêtre, vous avez le choix.

    Conférence audio ou vidéo, lancer la conférence maintenant ou plus tard (Date et heure).

     

    Conférence audio :

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    Conférence vidéo :

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    Petite information supplémentaire 

     - Le Webmeeting peut être rejoint à la création et la durée n’est utile que pour donner aux invités une heure approximative de fin car vous le Webmeeting ne se finit que quand celui qui l’a créé appuie sur le bouton “Terminer la réunion”

     

     

     

     

    Installation de 3CX sur smartphone

    1) Prérequis : 

            a - L'adresse mail renseignée lors de la création de votre standard 3CX où vous recevrez le mail : "Votre compte utilisateur sur votre nouveau système 3CX".

            b - Un smartphone Android ou Apple ayant une date de sortie inférieure à 2 ans est fortement recommandé.

     

    1) Connexion au Webclient :

    Pour ce faire vous allez devoir utiliser le mail : "Bienvenue sur 3CX | Les détails de votre compte" que nous envoyons lors de la création du 3CX (si vous ne l'avez pas n'hésitez pas à nous appeler au 09-74-90-91-79) :

    Tout d'abord, il vous faudra créer votre mot de passe grâce au bouton "CLIQUEZ ICI":

    image-1700735012951.png

    ▲ le mot de passe doit être composé de 8 caractères dont 1 majuscule, 1 minuscule et 1 chiffre au minimum.

    Une fois le mot de passe créer, il vous faudra cliquer sur le lien https://nomdelasociété.my3cx.fr/webclient dans votre mail.

    image-1700735289286.png

     

    Dans ce mail, vous allez avoir besoin des 2 zones encadrées en rouge.

    1) Cliquer sur le lien ressemblant à "https://nomdesociete.(my)3cx.fr/webclient". 

    2) Vous allez arriver sur la page suivante qui vous faudra remplir grâce aux informations précédemment encadrées et numérotées ainsi que le mot de passe que vous avez créés dans l'étape précédente :

    connexion admin.png

     

     

     

    2) Installation

     

    ▲  Vous devez lire le mail sur un autre support que le smartphone que vous voulez configurer (ordinateur/tablette) :

     

    a - Pour l'installation de 3CX sur smartphone, il vous faut aller dans l'App Store (Iphone) ou Play Store (Android), chercher "3CX" dans les applications.  Vous devez prendre l'application "système de communication 3CX" et pas celle "3CX Webmeeting" : (L'exemple suivant est sur Android) :